Met de komst van de AVG per 25 mei 2018 wordt het belangrijker om persoonsgegevens tijdig te verwijderen. Hoelang mag u die gegevens bewaren en hoe verwijdert u die daarna op een veilige manier?
Met de komst van de Algemene verordening gegevensbescherming per 25 mei 2018 blijven de regels omtrent bewaartermijnen voor persoonsgegevens bestaan zoals die in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) staan. Dat betekent dat u persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor u die gegevens verzamelt en verwerkt heeft.

Belastingwet
De fiscale wet is een bijzondere wet en gaat voor op een algemene wet zoals de AVG. Uw financiële administratie moet u dus nog steeds gewoon zeven jaar bewaren.
Tip: Geanonimiseerde gegevens zijn niet gebonden aan bewaartermijnen. Gegevens zijn geanonimiseerd als deze niet (meer) te herleiden zijn naar één persoon.
Bijvoorbeeld reserveringsgegevens moet u weer verwijderen als het doel is bereikt: de dienst of levering is verricht en uw klant heeft betaald. Betaalgegevens, facturen, e.d. moet u zeven jaar bewaren. Project- en evenementgegevens (seminars, workshops, lezingen, e.d.) moet u na afloop verwijderen, behalve als u ze moet bewaren om fiscale redenen of als ze niet terug te leiden zijn tot een persoon.

Bewaartermijn verstreken en nu?
Stel, de bewaartermijn is verstreken en u moet alle bewaarde persoonsgegevens verwijderen. Gegevens van klanten, leveranciers, personeel, enz. Hoe doet u dat?

Digitale gegevens verwijderen
Uiteraard deletet u zo veel mogelijk vertrouwelijke bestanden en uiteraard maakt u dan ook de prullenbak leeg.

Maar …
Die bestanden zijn dan technisch gezien nog niet helemaal weg.
Tip: Met CCleaner kunt u bijv. bestanden wel definitief verwijderen. Met een programma zoals DBAN kunt u de complete harde schijf definitief wissen, maar dat is meteen een rigoureuze en vaak risicovolle stap. Tip. Gebruikt u speciale programma’s? Controleer of dit programma de gegevens die het opslaat ook weer definitief en volledig kan verwijderen. Vaak is dat niet mogelijk, maar momenteel worden veel pakketten geüpdatet om dit voor eind mei nog mogelijk te maken. Vraag uw softwareleverancier ernaar.

Fysieke gegevens verwijderen
Papieren gegevens verbranden klinkt veilig, maar met het oud papier meegeven is dat niet. U kunt papier door gespecialiseerde bedrijven (eventueel via een beveiligde container) laten vernietigen.
Let op: Check of het bedrijf CA+-gecertificeerd is (keurmerk voor betrouwbare vernietiging van Federatie Nederlandse Oudpapier Industrie.
Tip: Met een papierversnipperaar kunt u het ook zelf.