06-11017287

info@boomboekhouderij.nl

Omdat je administratie de basis is voor de belastingaangiften die je als ondernemer moet doen, wil de Belastingdienst die ook snel en goed kunnen controleren. Je bent dus verplicht de boekhouding, bonnen, facturen, agenda’s, kilometerregistraties, etc. die fiscaal van belang kunnen zijn gedurende zeven jaar te bewaren. Alles met betrekking tot onroerende zaken moet negen jaar bewaard worden.

De bewaartermijn gaat  in op het moment dat de gegevens niet meer actueel zijn en dus niet meer tot de jaaradministratie behoren. Oftewel als de betreffende jaaradministratie is afgesloten. Je hebt zelf de bewaarplicht. De boekhouder heeft die niet. Dat neemt niet weg dat ik alles wat ik digitaal van mijn klanten krijg aan bonnen en facturen digitaal bewaar, alsook de volledige boekhouding.
Maar het is noodzakelijk om het zelf ook te bewaren.

De regel van de belastingdienst is nu dat je iets moet bewaren zoals je het ontvangen hebt. Dat betekent het volgende:

  1. Digitaal ontvangen
    Als je iets digitaal hebt ontvangen in een mail, dat je die mail ook moet bewaren. Dus de bijlage opslaan en de mail weggooien mag formeel niet. Voor de overzichtelijkheid van je eigen archief is het natuurlijk wel handig om het document in een digitale mag op te slaan. Printen hoeft niet.
  2. Factuur op papier ontvangen of bon boven de €100
    Als je een factuur op papier hebt ontvangen en je hebt het gescand, moet je ook de papieren factuur bewaren. Dat geldt ook voor bonnetjes boven de €100. Ik raad het aan om in te scannen. Na een paar jaar zijn bonnetjes soms niet meer leesbaar.
  3. Bonnetje onder de €100 met pin betaald
    Voor bonnetjes onder de €100 die je via de zakelijke bank hebt betaald (pin) geldt dat je ze na scannen mag wegdoen. Het bewijs van betaling is namelijk zichtbaar op je rekening.
  4. Bonnetjes onder de €100 contant betaald
    Als je bonnetjes contant hebt betaald (is niet handig/verstandig) dan moet je ze bewaren.

Het beste is alles via je zakelijke bankrekening te laten lopen. Dan heb je, mocht je ooit bonnen kwijt zijn, toch nog bewijs dat je betaald hebt. De bewaarplicht is met name streng als het gaat om de aftrek van Btw. Als je geen bon hebt mag je geen btw aftrekken. Waarschijnlijk ten overvloede nog een advies. Bewaar alles zo geordend mogelijk per jaar. Als je controle krijgt is dat vaak pas na een aantal jaar. Het is dan handig als je het nog snel kan terugvinden.